Автоматизация процессов логистики
Поставщик присылает в главный офис розничной сети предложение о сотрудничестве. Предлагаемый поставщиком ассортимент, цены и условия поставки в обязательном порядке рассматриваются обычно категорийным менеджером либо ассортиментным советом или коммерческим директором.
При принятии положительного решения данные о поставщике и его ассортименте заносятся в информационную систему предприятия, которая также позволяет зафиксировать различные условия работы с поставщиком: ассортимент, цены, скидки, способ поставки, отсрочки платежей, товарные кредиты. Только после внесения полных данных о поставщике в информационную систему менеджер по закупкам может начинать с ним работать, используя только те условия работы, которые сформированы по данному поставщику в информационной системе.
Информационная система по каждой товарной позиции позволяет определить основного и альтернативных поставщиков. При формировании заказа поставщику система автоматически отправляет данные по заказу основному поставщику (через систему электронного документооборота EDI) и в случае, если он не подтвердил заказ, автоматически открывает список альтернативных поставщиков необходимого товара.
После того как поставщик занесен в систему и в системе зарегистрирована закупка товара у данного поставщика, наступает новый этап для того, чтобы проявить бдительность. Поскольку оплата товара в основном происходит после его поставки на основании полученных сопроводительных документов, на практике зачастую возникают ситуации, когда поставщик привозит товара больше, чем было заказано. Если данное отклонение не отследить, то он выставит счет для оплаты на привезенное количество. Это приведет к тому, что магазин оплатит ненужный излишек товара. Возможна и еще одна ситуация, когда поставщик вместе с товаром привозит документы, в которых указана завышенная цена. В одну поставку товара может входить множество его наименовании, и отследить, по какому именно товару была превышена цена, очень сложно. В результате достигнутые с поставщиком договоренности по скидкам в момент оформления закупки оказываются бесполезными, и компания переплачивает за полученный товар. Поскольку параллельно с процессом выстраивания взаимоотношений с поставщиками всегда происходит процесс финансового планирования, то запланированные согласно заключенным договорам затраты на приобретение товара окажутся неточным и придется искать ошибки. В ситуации огромного количества ежедневных закупок и немалых денежных сумм такие отклонения от договоренностей могут быть для компании катастрофическими. Однако отследить, в какой момент возникла ошибка, будет сложно без использования информационной системы, особенно с учетом того, что делают закупки, планируют затраты и принимают товар на склад разные сотрудники.
Важной составляющей в закупочной логистике является функция управления взаиморасчетами с поставщиками, требующая предельной четкости и внимания. Зачастую дела обстоят следующим образом. Менеджер по закупкам договаривается с поставщиком о скидках на товар и выгодном графике оплаты. Оплата товара непосредственно сотрудниками финансовой или бухгалтерской службы производится на основании документов, приходящих в огромных количествах, да к тому же имеющих свойство запаздывать. Работая с огромным количеством документов, финансист или бухгалтер просто не в состоянии отследить все условия и графики оплаты и, если платеж просрочен, поставщик может приостановить поставку. Такая ситуация ведет к ухудшению отношений с поставщиком и сводит на нет все достигнутые с ним договоренности.
При использовании информационной системы дела обстоят иначе. Менеджеры по закупкам настраивают в системе все условия по оплате поставщикам, на основании чего система в автоматическом режиме формирует заявки на оплату. Это дает возможность не только избежать ошибок в расчетах, но и спланировать расход денежных средств на закупки.
Распределительная логистика. Автоматизация процесса взаимоотношения с клиентами позволяет исследовать предпочтения покупателей, повышать их лояльность за счет предоставления скидок, сегментировать покупательскую аудиторию, делать массовые рассылки корреспонденции, выдавать отчеты для принятия решений оптимизации маркетинговых расходов.
Важные конкурентные преимущества торговая компания может приобрести, анализируя информацию о покупателях, получаемую при использовании дисконтных карт, поскольку дисконтная карта - это не только возможность предоставить покупателю скидку, но и получить данные о средней потребительской корзине своих покупателей, разработать новые предложения продажи дополнительных товаров и многое другое. Поэтому автоматизация работы с дисконтными картами - один из самых эффективных инструментов, предназначенный для создания системы лояльности постоянных покупателей.
На практике это происходит следующим образом. Отдел маркетинга составляет в информационной системе график проведения ряда мероприятий, уточняя в каких магазинах, по каким дням и какие акции следует провести. Накануне назначенного дня система автоматически рассылает уведомления об изменении отпускных цен на нужный товар в те магазины, где было запланировано проведение акции, выводит на печать новые ценники и меняет настройки всех кассовых аппаратов в этих магазинах. По окончании срока акции настройки кассовых аппаратов и ценники автоматически заменяются на старые.