Делопроизводство и документооборот в компании

Реквизит 11 приводится арабскими цифрами обязательно на одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например, 30.09.08. В юридических и финансовых документах допускается применять словесный или словесно-цифровой способ.

Реквизит 12 присваивается каждому исходящему, входящему и внутреннему документу при его регистрации.

Реквизит 13 проставляется на ответах ниже даты и индекса письма.

Реквизит 14 указывается ниже даты и индекса документа, кроме писем на бланках, где имеется почтовый адрес.

Реквизит 15 отмечается в правом верхнем углу, если документ содержит информацию ограниченного распространения или коммерческую тайну. В государственных организациях используется гриф «Для служебного пользования», а в прочих юридических лицах — «Конфиденциально».

Реквизит 16 проставляют вверху справа на документах внешнего и внутреннего использования. При направлении бумаги в разные организации, реквизит 16 не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресами не пишется. Если необходимо отправить в пять и более адресов, то оформляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается только один адрес после названия организации, должности и фамилии адресата.

Реквизит 17 состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности утверждающего лица, личной подписи и ее расшифровки (фамилия и инициалы), даты утверждения. Если документ оформлен не на официальном бланке, то необходимо в наименование должности включить название юридического лица. При утверждении документа приказом или протоколом реквизит 17 состоит из слова «УТВЕЖДЕНО», названия документа в именительном падеже, даты и номера. Действующим стандартом реквизит 17 предусмотрен для следующих документов:

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов; экспертизы; списания; передачи дел; ликвидации юридического лица и т.д.)

Договоры (о материально-техническом снабжении; о сбыте продукции; об аренде помещений и оборудования; трудовые и подряда; о научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.)

Задания (на разработку научно-технической продукции; на капитальное строительство; на разработку проектно-сметной документации и т.д.)

Инструкции (должностные, по документообороту, технике безопасности, внутреннему трудовому распорядку и т.д.)

Нормативы (расхода сырья и полуфабрикатов, материалов, энергии, трудовых ресурсов и т.д.)

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, выполнении заданий и т.д.)

Перечни (должностей; типовых документов; расценок и сроков их действия и т.д.)

Планы (производственные; внедрения новой техники; капитального ремонта и т.д.)

Положения (о структурном подразделении; премировании и т.д.)

Программы (технического перевооружения; финансовой стабилизации и т.д.)

Структура организации, штатное расписание, штатная расстановка.

Реквизит 18 обязательно указывается на документе, а не на отдельном листе, и должен содержать фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и сроки его исполнения, дату и подпись принимающего решение лица. Если указывается несколько исполнителей, то из группы назначается ответственный, который в списке резолюций записывается первым.

Реквизит 19 проставляется сверху слева, после реквизитов бланка, и грамматически согласовывается с названием документа.

Реквизит 20 проставляется только на документах, исполнение которых взято на контроль. Это обозначается буквой «К» или словом «Контроль», выделенных цветом или специальным штампом. Отметка ставится на поле документа, слева от реквизита 19.

Реквизит 21 должен отвечать следующим требованиям:

краткость и точность представления информации, исключение возможности двоякого толкования текста;

объективность и достоверность информации;

составление, по возможности, документа по одному вопросу для облегчения и ускорения работы с ним;