Делопроизводство и документооборот в компании

договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, аренде помещений и оборудования; об оказании услуг, сбыте продукции и т.д.);

задания (на проведение строительных и монтажно-наладочных работ; на выполнение проектно-сметной документации и т.д.);

заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);

заключения и отзывы организаций по представленным на экспертизу документам;

исполнительные листы;

командировочные удостоверения;

нормы расходов;

образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право на совершение определенных финансово-хозяйственных операций;

гарантийные письма;

поручения (платежные, пенсионные, проведение валютных операций, выполнение импортных поставоки т.д.);

протоколы (согласования, переговоров и т.д.);

реестры документов, представляемых в банк и в другие кредитно-финансовые учреждения;

сметы расходов (на содержание аппарата управления, на подготовку и освоение производства новых видов продукции, на капитальное строительство и т.д.);

справки (о начислении и причитающейся зарплате, об использовании финансовых средств, об оплате страховых взносов и т.д.);

спецификации (материалов, изделий и т.д.);

титульные списки;

штатные расписания и изменения к ним.

Если требуется более одного экземпляра, то ксерокопии обязательно заверяются. Для этого ниже реквизита 23 наносится реквизит 27, т.е. делается заверительная надпись «Верно» с указанием наименования должностного лица, заверившего копию, ставится его личная подпись и ее расшифровка, дата заверения. Заверительную подпись удостоверяют круглой печатью.

Реквизит 28 располагают на лицевой или оборотной стороне первого листа документа в левом нижнем углу.

Реквизит 29 включает сведения об исполнении, надпись «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ в целях его последующего использования. Отметка должна быть датирована и подписана исполнителем или руководителем структурного подразделения. Она проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Реквизит 30 указывается на нижнем поле документа и помечается подписью лица, выполнившего перенос.

Реквизит 31 проставляется на входящих документах специальным штампом или от руки. В нем указываются: наименование получателя, дата поступления и регистрационный номер. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

В любой компании используются в работе следующие виды основных внутренних документов:

1. Организационные, в том числе:

1.1. Структура организации

1.2. Штатное расписание

1.3. Правила внутреннего трудового распорядка или положение о персонале

1.4. Положение о структурном подразделении

1.5. Должностная инструкция

1.6. Приказы руководителя юридического лица о распределении должностных обязанностей между руководящими работниками

2. Распорядительные, в том числе:

2.1. Приказ руководителя по основной производственно-хозяйственной деятельности

2.2. Распоряжения

3. Информационно-справочные, в том числе:

3.1. Протокол производственных совещаний или деловых переговоров

3.2. Выписка из протокола

3.3. Акт

3.4. Письмо

3.5. Телеграмма

3.6. Факсограмма

3.7. Телефонограмма

3.8. Справка

3.9. Докладная записка

3.10. Объяснительная записка

Каждый из видов документов имеет определенное назначение и форму представления, регламентируемые действующими стандартами.

Кроме того, на предприятии и в учреждении создаются или обращаются и многие другие виды документов, в том числе: договоры и соглашения, задания, инструкции и нормативы, перечни и реестры, отчеты и заключения, программы и планы, расценки и сметы, стандарты и технические условия и т.п. Все это обилие документов с различными сроками обновления и замены постоянно должно быть легко доступно для последующего использования. В связи с этим, в компании должна действовать утвержденная руководителем номенклатура дел, куда по назначению и подшиваются соответствующие документы.