Делопроизводство и документооборот в компании

структурирование текста документа, т.е. деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство и заключение;

использование типовых элементов текста при описании повторяющихся ситуаций;

изложение должно вестись короткими фразами, без использования сложносочиненных и сложноподчиненных предложений;

представляя объемный материал, необходимо использовать методы свертки информации, например в табличной форме. Если представлено несколько таблиц, то они должны быть пронумерованы, и эти номера соответственно использованы в тексте.

В реквизите 22 перечисляют названия приложений с указанием количества листов и числа экземпляров в каждом. Если в разные адреса направляются различные приложения, то в реквизите 22 указывается против каждого приложения, в какие адреса оно направляется. При большом числе приложений на отдельном листе составляется их опись, которая подписывается и датируется составителем и прилагается к документу.

В реквизит 23 входят: наименование должности подписывающего лица, личная подпись и ее расшифровка. Если подписей несколько, их располагают одну под другой по нисходящей должностей. Если должности одинаковые, подписи располагают на одном уровне. При отсутствии должностного лица, подпись которого была ранее заготовлена, ставится «Зам.» или «И.о.» и расшифровка фамилии фактически подписавшего лица.

Реквизит 24 разный для внешнего и внутреннего согласования. При внешнем — ставится гриф «СОГЛАСОВАНО» с указанием должности, подписи и ее расшифровки, даты согласования, а при внутреннем производится визирование документа с проставлением должности, подписи и ее расшифровки, а также даты согласования. Если требуется для документа несколько согласований, то их выносят на отдельный лист, оставляя достаточно места для грифа и печатей. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется проводить в такой последовательности:

с организациями, интересы которых затрагивает документ;

с учреждениями, к которым имеет отношение содержание документа;

с общественными организациями, в случае необходимости;

с органами государственного контроля или надзора (санитария, экология, пожарная безопасность и т.п.);

с вышестоящими или межотраслевыми органами в соответствии с действующим законодательством.

Реквизит 25 не обязательно должен выражать согласие. Его можно дополнить словами, например, «Возражаю» или «Замечания по пяти пунктам прилагаются на двух листах» и т.п. Внутреннее согласование целесообразно выполнять в такой последовательности:

составитель документа;

руководитель подразделения, в котором составлен документ;

заинтересованные должностные лица других подразделений компании;

общественные организации, в случае необходимости;

руководитель финансовой службы или главный бухгалтер;

заместитель руководителя компании, ответственный за данное направление;

руководитель юридической службы или юрисконсульт.

Реквизит 25 используется и для фиксации процедуры ознакомления с документом. Он служит и подтверждением документа до сведения. Это фиксируется словами: «С приказом (актом и т.д.) ознакомлен». Реквизит 25 располагают ниже реквизита 23. Исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся в организации, а остальные — на первом экземпляре.

Реквизит 26 ставится на наиболее важных документах и подтверждает их подлинность. Печати бывают гербовые и простые. В коммерческих структурах используются простые круглые печати. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал часть наименования должности подписавшего. Действующим стандартом предусмотрены следующие виды документов, на которые ставится круглая печать:

акты (приема законченных строительством объектов, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);

доверенности (на получение товарно-материальных ценностей; на ведение дел в арбитражном суде и т.д.);